Politica privind protecția datelor cu caracter personal — ETALON PLUS S.R.L.

I. DATELE DE CONTACT ALE OPERATORULUI

1.1. ETALON PLUS S.R.L. (în continuare Compania), înregistrată în Registrul de stat al persoanelor juridice la 15.09.2011, numărul de identificare de stat 1011600031368, cu sediul: MD-2037, mun. Chişinău, str. Meșterul Manole, 5A, of. 105.

II. PRINCIPIILE PRELUCRĂRII DATELOR CU CARACTER PERSONAL

2.1. Datele cu caracter personal, prelucrate în cadrul Companiei, sunt tratate în conformitate cu prevederile legislației în vigoare și normelor internaționale aplicabile, care reglementează protecţia datelor cu caracter personal.

2.2. Prelucrarea datelor cu caracter personal în cadrul Companiei se bazează pe următoarele principii:

2.2.1. legalitate, echitate și transparență - datele cu caracter personal sunt prelucrate cu bună-credinţă şi în conformitate cu dispozițiile legale în vigoare, în mod echitabil şi transparent față de persoana vizată;

2.2.2. limitarea scopului - datele cu caracter personal sunt colectate în scopuri determinate, explicite și legitime și nu sunt prelucrate ulterior într-un mod incompatibil cu aceste scopuri;

2.2.3. minimizarea dateler - datele cu caracter personal sunt adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate;

2.2.4. exactitate - datele cu caracter personal sunt exacte și, în cazul în care este necesar, să fie actualizate; se asigură că datele cu caracter personal care sunt inexacte, având în vedere scopurile pentru care sunt prelucrate, sunt șterse sau rectificate fără întârziere;

2.2.5. limitări legate de stocare - datele cu caracter personal nu trebuie păstrate decât în măsura necesară scopurilor pentru care sunt prelucrate; datele pot fi stocate pe perioade mai lungi în scopuri de arhivare în interes public, în scopuri de cercetare științifică sau istorică ori în scopuri statistice, cu aplicarea măsurilor de ordin tehnic și organizatoric adecvate, în vederea garantării drepturilor şi libertăților persoanei vizate;

2.2.6. integritate și confidențialitate - prelucrarea datelor personale trebuie făcută în condiții de siguranță, care să includă măsuri tehnice sau organizatorice corespunzătoare, care asigură securitatea adecvată a datelor cu caracter personal, inclusiv protecția împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale și împotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorării accidentale.

ΙΙΙ. ΤΕΜEIURILE LEGALE DE PRELUCRARE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL

3.1. Temeiurile legale de prelucrare a datelor cu caracter personal în cadrul Companiei sunt:

3.1.1. obligațiile legale care îi revin Companiei conform legislației privind societățile cu răspundere limitată și cadrului legal aplicabil.

3.1.2. executarea unui contract la care subiectul datelor cu caracter personal este parte sau pentru luarea unor măsuri înaintea încheierii contractului, la cererea acestuia;

3.1.3. interesul legitim al Companiei, cu condiția ca acest interes să nu prejudicieze interesele sau drepturile şi libertățile fundamentale ale subiectului datelor cu caracter personal;

3.1.4. consimțământul persoanei vizate (atunci când este cazul).

IV. MODUL DE COLECTARE ȘI DE PRELUCRARE A DATELOR PERSONALE

4.1. Compania prelucrează datele pe care le furnizează în mod direct subiecții datelor cu caracter personal, precum şi datele care sunt generate ulterior, pe baza acestora.

4.2. Compania prelucrează date cu caracter personal făcute publice de către subiecţii datelor, în limitele legislaţiei în vigoare.

4.3. Datele cu caracter personal sunt prelucrate manual, automatizat sau mixt.

V. SCOPURILE PRELUCRĂRII DATELOR CU CARACTER PERSONAL

5.1. Datele cu caracter personal sunt prelucrate în cadrul Companiei în următoarele scopuri, după caz:

5.1.1. încheierea, executarea și încetarea relațiilor contractuale cu clienții în vederea prestării de către Companie a serviciilor și produselor, precum şi pentru luarea unor măsuri înaintea încheierii contractului, la cererea Clienților;

5.1.2. încheierea, derularea și încetarea relațiilor contractuale cu Compania în scopul achiziţiei de către Companie a bunurilor, serviciilor şi lucrărilor;

5.1.3. încheierea, derularea și încetarea relațiilor de muncă cu Compania, petrecerea stagiilor de practică, acordarea asistenței la angajare, avansarea în serviciu, asigurarea securității salariatului, controlul volumului și calității obligațiilor de serviciu îndeplinite;

5.1.4. participarea la instruirile, webinarele organizate de Companie;

5.1.5. oferirea produselor/serviciilor prestate de către Companie, inclusiv în mediul online, pentru clienții Companiei și alte persoane fizice, care beneficiază ocazional de serviciile prestate;

5.1.6. executarea unor obligații legale privind furnizarea informațiilor care conțin inclusiv date cu caracter personal la solicitarea autorităților publice abilitate cu acest drept, entităților de drept privat, persoanelor fizice, reprezentanților acestora, precum şi altor solicitanți care prin prisma prevederilor legale au dreptul de a solicita Companiei furnizarea de informații;

5.1.7. recuperarea creanţelor, executarea silită a sumelor datorate Companiei, administrarea popriilor şi sechestrelor;

5.1.8. furnizarea de informații/răspunsuri şi tratarea cererilor/sesizărilor/reclamațiilor de orice natură adresate Companiei de diferite persoane, prin orice canal, inclusiv prin intermediul chat-urilor online;

5.1.9. monitorizarea, securitatea și paza persoanelor, spațiilor, bunurilor, prin camerele video amplasate în sediile Companiei;

5.1.10. înregistrarea comunicărilor prin canale digitale/analogice și a apelurilor și convorbirilor telefonice realizate în scopul eficientizării și a îmbunătățirii serviciilor acordate clientului, al încheierii și executării în condiții optime a contractelor cu clienții;

5.1.11. realizarea marketing-ului direct, prin utilizarea mijloacelor de comunicare (e-mail, sms, aplicații de mesagerie instantă, Chatbot-uri), precum și prin expedierea de newsletter-uri sau alte comunicări comerciale, pentru promovarea produselor/serviciilor prestate de Companie, concursurile şi promoţiile organizate de Companie și partenerii săi, având ca temei consimțământul persoanei vizate, precum și alte comunicări în interesul legitim al Companiei;

5.1.12. verificarea satisfacției clientului și a calității serviciilor și produselor achiziționate, în temeiul interesului legitim al Companiei de îmbunătățire continuă a produselor și serviciilor prestate de Companie;

5.1.13. alte scopuri aferente afacerii Companiei.

5.2. Datele cu caracter personal sunt prelucrate în cadrul Companiei doar în scopurile menționate și notificate conform legislației în vigoare, fără a se urmări obținerea unor informații pentru alte scopuri decât cele enumerate.

5.3. Compania a implementat un sistem automatizat de suport a clienților pe pagina web a Companiei, precum și în aplicațiile de mesagerie instantă – Telegram și Viber, care are la bază utilizarea unei soluții de inteligență artificială, care oferă răspuns clienților la diferite întrebări, în timp instant. Acest sistem nu emite decizii automatizate în privința clienților.

VI. SUBIECȚII DATELOR CU CARACTER PERSONAL

6.1. Prelucrările de date cu caracter personal din cadrul Companiei vizează următoarele persoane:

6.1.1. salariaţii şi fondatorii Companiei;

6.1.2. persoane fizice care beneficiază ocazional de serviciile/produsele prestate de Companie;

6.1.3. clienți persoane fizice, potențiali clienți ai Companiei;

6.1.4. persoane de contact, reprezentanți legali sau convenționali, salariaţi sau persoane fizice desemnate de un client al Companiei, codebitori, fidejusori, beneficiari reali, precum şi membrii familiilor acestora;

6.1.5. persoane de contact, reprezentanți legali sau convenționali, salariaţi sau persoane fizice desemnate de un partener contractual al Companiei;

6.1.6. persoane care aplică pentru un loc de muncă în cadrul Companiei, petrec stagiul de practică în Companie sau participă la sesiuni de instruire;

6.1.7. persoanele care vizitează sediul, zona de producție sau șantierele de construcții ale Companiei, în care sunt instalate camere de supraveghere video, fără scop de identificare a persoanei;

6.1.8. vizitatorii paginilor web oficiale a Companiei, inclusiv paginile oficiale ale Companiei de pe rețelele de socializare, chatbot-uri;

6.2. Informarea subiectului datelor cu caracter personal, despre scopul și condițiile de prelucrare a datelor cu caracter personal, se asigură prin notificările de rigoare în formularele prezentate acestuia în cadrul serviciilor prestate de Companie (cereri/contracte/chestionare/declarații), prin intermediul paginii web a Companiei şi prin alte căi de comunicare stabilite în cadrul Companiei.

VII. CATEGORIILE DE DATE CU CARACTER PERSONAL PRELUCRATE

7.1. În dependență de scopul prelucrării datelor cu caracter personal şi/sau derularea relației contractuale cu Compania (salariat, client, partener), dar și având în vedere specificul activităților desfășurate de către Companie, pot fi prelucrate următoarele categorii de date cu caracter personal:

7.1.1. date generale de identificare: nume, prenume, patronimic și pseudonim (după caz), data şi locul naşterii, cetățenia;

7.1.2. date de contact: domiciliul şi reşedinţa (dacă este cazul), numărul de telefon/fax, adresa de poştă electronică, inclusiv conturile de pe rețelele de socializare în cadrul serviciilor de suport/chatbot, precum și în cazul participării la concursurile organizate de Companie de pe rețelele de socializare;

7.1.3. date atribuite de autorități publice: codul numeric personal, seria şi numărul actului de identitate;

7.1.4. date profesionale: profesia, meseria, ocupația, numele angajatorului ori natura activității proprii;

7.1.5. date privind situația familială: stare civilă, persoane aflate în întreținere;

7.1.6. semnătura electronică, semnătura olografa;

7.1.7. imaginea: foto (din actul de identitate furnizat) și video (înregistrată de camere de supraveghere video instalate în sediile Companiei);

7.1.8. vocea: înregistrată în cadrul convorbirilor telefonice cu reprezentanții Companiei;

7.1.9. date privind starea de sănătate în cazurile specifice prevăzute de lege;

7.1.10. date tehnice la utilizarea serviciilor prestate online sau la vizitarea site-ului Companiei: adresa IP (Internet Protocol), tipul şi versiunea de browser, sistemul şi platforma de operare, tipul dispozitivului și marca dispozitivului mobil şi alte informații incluse în fişierele de tip cookie;

7.1.11. alte date necesare scopurilor de afacere.

7.2. Compania evită să prelucreze date din categoria specială a datelor cu caracter personal (originea rasială sau etnică, convingerile politice, religioase, privind starea de sănătate sau viața intimă, precum şi cele privind condamnările penale), cu excepția cazurilor în care:

7.2.1. prelucrarea este necesară în scopul îndeplinirii obligațiilor și al exercitării unor drepturi specifice ale Companiei, în măsura în care acest lucru este autorizat de legislația în vigoare;

7.2.2. prelucrarea se referă la date cu caracter personal care sunt făcute publice;

7.2.3. prelucrarea este necesară pentru constatarea sau exercitarea unui drept în instanţă;

7.2.4. prelucrarea este necesară pentru acordarea unor facilități clienților/salariaţilor Companiei.

7.3. Înainte de încheierea unui contract (cu salariatul, clientul, partenerul de afaceri, ș.a.), în timpul fazei de iniţiere a contractului, datele cu caracter personal pot fi prelucrate pentru a pregăti ofertele sau comenzile de cumpărare sau pentru a îndeplini alte cerințe în vederea încheierii contractului.

7.4. Refuzul persoanei vizate de a furniza Companiei datele cu caracter personal, necesare îndeplinirii activității propuse/solicitate, poate determina imposibilitatea prestării serviciilor și/sau îndeplinirea celorlalte scopuri de prelucrare a datelor de către Companie.

VIII. TERMENUL DE PRELUCRARE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL

8.1. Datele cu caracter personal sunt prelucrate în cadrul Companiei în termenele stabilite, astfel încât să permită identificarea subiecţilor datelor cu caracter personal pe o perioadă care nu va depăși durata necesară atingerii scopurilor pentru care sunt colectate şi ulterior prelucrate.

8.2. Totodată, Compania este obligată legal să păstreze toate documentele și informațiile necesare pentru respectarea măsurilor de precauție privind clienții și beneficiarii efectivi, pe o perioadă de 5 ani de la încetarea relației de afaceri, inclusiv pentru a putea fi furnizate, la solicitare, organelor abilitate cu acest drept şi/sau folosite ca mijloace de probă în justiție. Ca excepție și doar la solicitarea organelor cu funcție de supraveghere ale Companiei, termenul de păstrare a anumitor tipuri de informații poate fi prelungit pentru o perioadă care nu poate depăși 5 ani suplimentar.

8.3. Imaginile video prelucrate prin intermediul mijloacelor de supraveghere video vor fi stocate pe o perioadă de 60 de zile. Ca excepție, perioada de păstrare a datelor poate fi prelungită dacă această acțiune este impusă/permisă de legislația aplicabilă. Compania poate păstra înregistrările video pe un termen extins având ca temei interesul legitim, şi anume: apărarea drepturilor și intereselor companiei/subiectului datelor cu caracter personal în instanța de judecată, interacțiunea cu autoritățile publice, demararea anchetelor/investigațiilor interne.

8.4. Înregistrările audio (convorbiri telefonice) pot fi păstrate pentru o perioadă de până la 3 ani. Perioadă de păstrare a înregistrărilor, este impusă/permisă de legislația aplicabilă.

8.5. La expirarea termenului de prelucrare, datele cu caracter personal sunt distruse/șterse în funcție de suportul pe care au fost stocate, cu menținerea înregistrărilor despre acest fapt, în conformitate cu actele normative interne. În cazul obligațiilor expres prevăzute de lege, aceste date pot rămâne la păstrare ca document de arhivă, în corespundere cu normele Serviciului de Stat de Arhivă.

IX. TRANSMITEREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

9.1. Informațiile ce conțin date cu caracter personal sunt tratate în cadrul Companiei ca informații confidențiale. Aceste informații nu vor fi transmise către terțe părți, cu excepția cazurilor în care Compania este obligată legal să furnizeze astfel de informații către autoritățile publice, autoritățile de supraveghere, fiscale și/sau instanţele judecătoreşti sau alte organe abilitate prin lege în conformitate cu prevederile actelor normative în vigoare.

9.2. Transmiterea datelor cu caracter personal către terți este documentată și supusă unei analize riguroase în prealabil privind scopul şi temeiul legal al intențiilor de dezvăluire a unui anumit volum de date cu caracter personal. Datele pot fi transmise către terțe părți în următoarele cazuri:

9.2.1. partenerilor contractuali ai Companiei care sunt împuternicite de Companie, în volumul și limitele necesare realizării scopurilor pentru care datele respective sunt prelucrate;

9.2.2. autorităţilor de supraveghere, fiscale și/sau instanţe judecătoreşti sau altor organe abilitate prin lege, în cazurile când Compania este obligată să furnizeze astfel de informaţii în conformitate cu legislația în vigoare. 9.3. Compania va transmite datele personale entităților prestatoare de servicii de livrare, în cazul în care clientul a solicitat livrarea la domiciliu a unui produs.

9.4. Compania este în drept să transmită datele cu caracter personal către companii de colectare a datoriilor, companii cărora Compania a externalizat anumite servicii, precum şi altor persoane care acționează ca persoane împuternicite ale Companiei, conform instrucțiunilor primite de la Companie.

9.5. La transmiterea datelor cu caracter personal în adresa persoanelor terţe, destinatarul este atenționat despre necesitatea prelucrării acestor date doar în scopuri determinate, prin nota de informare din subsolul oricărui document creat și clasificat în cadrul Companiei ca Confidențial, iar în cazul furnizorilor și partenerilor de afaceri ai Companiei sunt transmise instrucțiuni privind modul de prelucrare a datelor și se solicită garanții privind securitatea datelor transmise (clauze contractuale, acord de confidențialitate, certificări de profil, ș.a.).

X. DREPTURILE SUBIECȚILOR DATELOR CU CARACTER PERSONAL

10.1. Subiecţii datelor cu caracter personal, care sunt prelucrate de către Companie în temeiul legislației în vigoare, beneficiază de următoarele drepturi:

10.1.1. să obţină în mod gratuit informațiile privind datele sale cu caracter personal prelucrate în cadrul Companiei, scopul prelucrării, categoriile de date avute în vedere și destinatarii sau categoriile de destinatari cărora le sunt dezvăluite aceste date etc.;

10.1.2. să dispună de acces liber la datele sale cu caracter personal, inclusiv de dreptul de a efectua copiile datelor respective, cu excepția situațiilor prevăzute în legislația în vigoare;

10.1.3. dreptul de intervenţie asupra datelor cu caracter personal, ce prevede rectificarea, actualizarea, blocarea sau ştergerea datelor cu caracter personal a căror prelucrare contravine legii, în special datorită caracterului incomplet sau inexact al datelor;

10.1.4. dreptul de a se opune în orice moment, în mod gratuit, din motive întemeiate și legitime legate de situația sa particulară, ca datele cu caracter personal care îl vizează să facă obiectul unei prelucrări, cu excepția cazurilor în care legea stabileşte altfel;

10.1.5. să se adreseze organului de control al prelucrărilor de date cu caracter personal în cazul încălcării legislaţiei în vigoare ce vizează protecţia datelor cu caracter personal;

10.1.6. dreptul de a retrage în orice moment consimțământul exprimat anterior privind prelucrarea datelor cu caracter personal, fără a afecta legalitatea prelucrărilor efectuate înainte de retragerea acestuia;

10.1.7. dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale, ceea ce presupune dreptul de a cere anularea, în totalitate sau parţial, a oricărei decizii individuale care produce efecte juridice asupra drepturilor şi libertăților sale, fiind întemeiată exclusiv pe prelucrarea automatizată a datelor cu caracter personal destinată să evalueze unele aspecte ale personalității sale;

10.1.8. dreptul de a sesiza instanța de judecată pentru a cere repararea prejudiciilor materiale/morale suferite în urma prelucrării de date cu caracter personal efectuate ilegal;

10.1.9. alte drepturi menționate în legislația Republicii Moldova, precum și în reglementările internaționale aplicabile.

10.2. Pentru a exercita unul sau mai multe drepturi privind prelucrarea datelor cu caracter personal, persoana vizată poate adresa o sesizare (cerere/reclamație) scrisă și semnată, la sediul Companiei din mun. Chişinău, str. Meșterul Manole, 5A, of. 105, sau prin e-mail: protectia.datelor.csg@gmail.com. Orice sesizare, adresată Companiei, va fi procesată în modul corespunzător, conform ordinii stabilite în Companie.

XI. MĂSURI DE PROTECŢIE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL

11.1. Compania a implementat un sistem complex de măsuri de securitate a datelor cu caracter personal și continuă să dezvolte măsuri tehnice și organizaționale în vederea asigurării unui nivel adecvat de protecție a datelor.

11.2. În cazul în care un tip de prelucrare, în special cel bazat pe utilizarea noilor tehnologii, este susceptibil să genereze un risc sporit asupra drepturilor și libertăților persoanelor vizate, Compania efectuează evaluarea impactului operațiunilor de prelucrare asupra protecției datelor cu caracter personal.

11.3. Subunitățile Companiei în procesul de implementare în cadrul Companiei a unor soluții automatizate, în procesul de implementare a unor produse și servicii noi, care presupun utilizarea de tehnologii noi, inclusiv prelucrări automatizate de date, vor efectua înaintea implementării acestora, analiza de impact a operațiunilor de prelucrare preconizate asupra protecției datelor cu caracter personal și vor solicita opinia/avizul persoanei responsabile cu protecția datelor cu caracter personal.

11.4. În cadrul Companiei sunt utilizate metode și tehnologii de securitate avansate, împreună cu politici stricte aplicate salariaţilor și procedurilor de lucru (inclusiv soluții antivirus, firewall, sisteme de criptare a informației). Toate sistemele operaționale și de procesare a datelor rulează în medii securizate, astfel ca informația să fie protejată de acces neautorizat. Accesul la informațiile/sistemele Companiei se acordă doar persoanelor autorizate și în scopuri bine determinate, în conformitate strictă cu politicile interne de securitate. Salariații sunt instruiți la angajare cu privire la importanţa păstrării confidențialității informației, precum și ulterior în cadrul instruirilor tematice.

11.5. Înainte de acordarea accesului la sistemul de evidență a datelor cu caracter personal, salariaţii Companiei sunt informați despre faptul că utilizarea sistemului este controlată şi că prelucrarea neautorizată a datelor este sancţionată în conformitate cu legislația în vigoare.

11.6. Atunci când se angajează, salariaţii participă la instruiri primare, organizate de companie. În cadrul acestui proces, angajații sunt informați despre modul de prelucrare a datelor cu caracter personal în cadrul Companiei, în conformitate cu cerințele legale din domeniul protecției datelor cu caracter personal.

11.7. Este efectuată identificarea și autentificarea utilizatorilor ce accesează informațiile din sistemul de evidență a datelor cu caracter personal, precum și generarea înregistrărilor de audit a securităţii în sistem, care are loc în conformitate cu prevederile actelor normative interne ale Companiei.

11.8. Administrarea conturilor de acces a utilizatorilor la sistemele de evidență a datelor cu caracter personal se asigură prin mijloace automatizate de suport, în conformitate cu prevederile actelor normative interne ale Companiei.

11.9. În cazul în care raporturile de muncă ale salariatului Companiei au încetat, au fost suspendate sau modificate şi, ca urmare, noile sarcini nu necesită accesul la datele cu caracter personal, precum şi în cazul de modificare a drepturilor de acces salariatului, absenţă a salariatului la postul de muncă pe parcursul unei perioade îndelungate (mai mult de 2 luni), accesul utilizatorului la sistem se revocă sau se suspendă.

11.10. În scopul depistării şi evitării cazurilor de acordare a drepturilor de acces neautorizat, persoanele responsabile de sistemele de evidență a datelor cu caracter personal asigură revizuirea cu regularitate, cel puţin o dată pe an, şi după oricare schimbare a statutului utilizatorului sau funcției salariatului, drepturile de acces ale utilizatorilor la sistemele respective.

11.11. Încăperile unde se efectuează prelucrarea datelor cu caracter personal (unde sunt amplasate componentele sistemelor de evidență a datelor cu caracter personal) sunt dotate cu mijloace tehnice de securitate ce asigură siguranța suporturilor de date, restricţionarea accesului persoanelor neautorizate, precum şi controlul vizual al persoanelor ce au acces în aceste încăperi. Accesul este restricţionat, fiind permis doar persoanelor care au autorizaţia necesară şi doar în timpul orelor de program.

11.12. Se asigură identificarea, înregistrarea şi înlăturarea deficienţelor de soft-uri destinate prelucrării informațiilor din sistemele de evidență a datelor cu caracter personal, inclusiv instalarea corectărilor şi pachetelor de reînnoire a acestora, protecția contra programelor malițioase (viruşi).

11.13. Se utilizează tehnologii şi mijloace de constatare a accesărilor/intrărilor ilegale, ce permit monitorizarea evenimentelor și constatarea atacurilor, inclusiv se asigură identificarea tentativelor folosirii neautorizate a informaţiilor din sistemul de evidență a datelor cu caracter personal.

11.14. Crearea copiilor de rezervă a datelor cu caracter personal din cadrul componentelor, aferente sistemelor de evidență a datelor cu caracter personal, se asigură în conformitate cu prevederile actelor normative interne.